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1. Vertragsgegenstand: OBAG überlässt dem Nutzer im Rahmen des Produkts „W Basis Praxis“ das Recht zur Nutzung der Adresse Fürst-Leopold-Platz 1, 46284 Dorsten, zur Verwendung als Geschäfts-/Firmensitz sowie als Arbeitsplatz. Zusätzlich erhält der Nutzer Zugang zum Buchungssystem für Praxis- und Gruppenräume. Weitere Details zu den übertragenen Rechten sowie zu Zusatzangeboten ergeben sich aus § 3 (Inkludierte Services) und § 3b.
2. Nutzerqualifikation (Wellnessberufe): Der Vertrag richtet sich an Unternehmen und Unternehmer im Sinne von § 14 BGB mit Wellness-, Coaching-, Präventions-, Entspannungs-, kosmetischen oder vergleichbaren nichtmedizinischen Leistungen. Es handelt sich nicht um Heilberufe i. S. v. § 4 Nr. 14 UStG. Zulässige Nutzer sind auch deren Beschäftigte und sonstige Erfüllungsgehilfen.
3. Steuerliche Einordnung der OBAG-Leistung: Die von OBAG im Rahmen dieses Vertrages erbrachte Gesamtleistung ist eine einheitliche, umsatzsteuerpflichtige Leistung und unterliegt in vollem Umfang der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %).
§ 2 Nutzungsdauer, Kündigung
1. Vertragsbeginn: xx.xx.xxxx
2. Laufzeit: Die Laufzeit des Vertrages endet am ___. ___. _______. Sofern kein Enddatum angegeben ist, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen.
3. Ordentliche Kündigung: Beide Parteien können mit einer Frist von 2 Monaten zum Ende eines Kalendermonats ordentlich kündigen.
4. Außerordentliche Kündigung: Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Insbesondere ist OBAG nach erfolgloser Mahnung zur fristlosen Kündigung berechtigt, wenn sich der Nutzer mit der Zahlung des monatlichen Nutzungsentgelts über zwei aufeinanderfolgende Monate in Verzug befindet.
5. Form der Kündigung: Für die Kündigung genügt Textform im Sinne des § 126b BGB (z. B. E-Mail).
1. Monatliches Nutzungsentgelt: Das monatliche Nutzungsentgelt für den unter § 1 Abs. 1 aufgeführten Vertragsgegenstand inkl. der nachfolgend beschriebenen Betriebs- und Nebenkosten sowie der inkludierten Services beträgt:
2. Betriebs- und Nebenkosten beinhalten Heizung, Wasser/Abwasser, Strom, Müllentsorgung, Reinigung der Gemeinschaftsflächen, Hausmeister, Gebäude-/Haftpflichtversicherung, Grundsteuer, Aufzug, Schornsteinfeger etc. Es erfolgt keine separate NK-/BK-Abrechnung.
3. Inkludierte Services: Mit dem Nutzungsentgelt sind insbesondere folgende Leistungen/Services abgegolten:
a) Nutzung der Adresse „Fürst-Leopold-Platz 1, 46284 Dorsten“ als Geschäfts-/Firmensitz inkl. Briefkasten mit Praxis-/Namensschild,
b) Nutzung eines Arbeitsplatzes in der Lobby 221 der Copraxis. Die Lobby 221 der Copraxis wird gemeinsam mit weiteren Nutzern genutzt; ein Anspruch auf einen bestimmten Arbeitsplatz besteht nicht. Der Nutzer wählt bei Anwesenheit einen freien Arbeitsplatz nach dem Hot-Desk-Prinzip. Der Zugang zur Lobby 221 ist unbeschränkt 24/7 möglich. Die Lobby 221 dient als Büro-, Dokumentations-, Organisations- sowie Vor- und Nachbereitungsarbeitsplatz im Rahmen der beruflichen Tätigkeit des Nutzers. Körpernahe Anwendungen, Behandlungen oder sonstige Leistungen an Patienten/Kunden/Klienten finden ausschließlich in hierfür geeigneten Praxis- oder Gruppenräumen der Copraxis statt. Weitere Details zu den Praxis- und Gruppenräumen ergeben sich aus § 3b.
c) Büroschrank für Geschäfts-, Praxis- und Patientenunterlagen,
d) WLAN/LAN/Internet zur üblichen Praxis-/Büronutzung,
e) Nutzung der Druck-/Scan-Infrastruktur (Fair-Use, gemäß den im PLV und/oder Aushang definierten Limits),
f) Freies Parken (soweit verfügbar),
g) Fahrradstellplatz mit Stromanschluss,
h) Nutzung von Lounge-/Aufenthalts- und Küchenbereichen inkl. dort angebotener Getränke (Tee/Wasser/Kaffeespezialitäten in haushaltsüblichem Umfang) sowie bereitgestellter Reinigungsmaterialien,
i) Zugang zum Buchungssystem (Portal) zur Reservierung von Zusatzangeboten Copraxis gemäß § 3b.
4. Fälligkeit & Zahlung: Das Nutzungsentgelt ist monatlich im Voraus bis zum 3. Kalendertag zu entrichten.
5. Verzug (B2B): Es gelten die gesetzlichen Verzugszinsen gemäß § 288 Abs. 2 BGB.
§ 3a Dauerrechnung
1. Dieser Nutzungsvertrag gilt als Dauerrechnung i. S. v. § 14 UStG für das monatliche Nutzungsentgelt gemäß § 3.
2. Dauerrechnungs-Nr. = Vertragsnummer.
3. Rechnungsdatum = Vertragsdatum.
4. Leistungszeitraum: monatlich ab Vertragsbeginn (fortlaufend bis Vertragsende/Änderung).
5. Änderungen von Preis/Steuer/Leistung werden durch neue Dauerrechnung bekanntgegeben; die frühere wirkt ex nunc.
6. OBAG kann zusätzlich monatliche Einzel-E-Rechnungen (EN 16931-konform, z. B. XRechnung/ZUGFeRD) versenden; diese verweisen auf die Dauerrechnungsnummer und den Zeitraum, ohne den Vertragsinhalt zu ändern.
§ 3b Zusatzangebote Copraxis (insbesondere Praxisraum/Gruppenraum und Services)
1. Zusatzangebote bestehen aus Raum- und Serviceangeboten, die nicht im monatlichen Nutzungsentgelt inkludiert sind. Dazu gehören im Einzelnen:
• Praxisräume dienen der eigenverantwortlichen Durchführung von Leistungen des Nutzers bis max. 4 Personen.
• Gruppenräume dienen der eigenverantwortlichen Durchführung von Vorträgen, Workshops, Seminaren, Yoga und Meditationen des Nutzers bis max. 30 Personen.
• Ergänzende Services dienen der Verbesserung der Arbeitsbedingungen, der Sichtbarkeit, der Angebotserweiterung des Nutzers. Die ergänzenden Services werden, soweit für OBAG sinnvoll, auf die Bedürfnisse des Nutzers abgestimmt. OBAG hat keine Pflicht, ergänzende Services anzubieten.
• Allgemeines: Es erfolgt jeweils eine neutrale Raumüberlassung ohne Patienten-/Kunden-/Klientenzuweisung durch OBAG. Auf- und Abbau sowie die Reinigung eigener Materialien erfolgen innerhalb der gebuchten Nutzungszeit. Es gilt die Hausordnung Copraxis & Coworking (Anlage H).
2. PLV-Online: Die aktuellen Zusatzangebote und Entgelte ergeben sich aus dem online geführten Preis-/Leistungsverzeichnis unter www.copraxis.de („PLV-Online“) in der zum Zeitpunkt des Buchungsabschlusses gültigen Fassung; das PLV-Online ist Vertragsbestandteil.
3. Preisänderungen: Preisänderungen im PLV-Online wirken ausschließlich für künftig abgeschlossene Buchungen; bereits bestätigte Buchungen bleiben unberührt.
4. Buchungsgrundlage: Buchungen erfolgen nach Verfügbarkeit.
5. Abrechnung: Die gebuchten Zusatzleistungen werden monatlich rückwirkend zzgl. 19 % USt. in Rechnung gestellt.
6. Storno/No-Show/Umbuchungen: richten sich nach § 3c.
7. IT-Hinweis: Das Buchungssystem dient ausschließlich der Slot-/Raumbuchung; Patienten-/Kunden-/Klientendaten dürfen dort nicht erfasst werden (vgl. § 9, Anlage D, Anlage H).
8. Buchungsvoraussetzung & Vertragsende: Buchungsberechtigt sind ausschließlich Nutzer mit einem aktiven Copraxis-Nutzungsvertrag (unabhängig von der jeweiligen Vertragsvariante H oder W). Mit Beendigung des Copraxis-Nutzungsvertrages erlischt die Buchungsberechtigung mit Wirkung für die Zukunft; bereits bestätigte Buchungen bleiben unberührt, es sei denn, zwingende Sicherheits- oder Hausordnungsgründe stehen entgegen.
§ 3c Stornierungen & Umbuchungen
1. Geltung: Dieser Paragraf gilt ausschließlich für die Buchung von Praxis- und Gruppenräumen.
2. Storno: Werden die gebuchten Zusatzangebote storniert, fallen die prozentual anteiligen Buchungsentgelte als Stornokosten an:
• Stornierungsfrist > 7 Tage vor Beginn: 20 %
• ≤ 7 Tage bis > 48 Stunden vor Beginn: 50 %
• ≤ 48 Stunden vor Beginn / No-Show: 100 %
No-Show liegt vor, wenn der Slot ohne wirksame Stornierung nicht angetreten wird (maßgeblich ist die im Buchungssystem bestätigte Startzeit).
3. Umbuchung: Werden die gebuchten Zusatzangebote umgebucht, fallen die prozentual anteiligen Buchungsentgelte als Umbuchungskosten an:
• Umbuchungsfrist > 7 Tage vor Beginn: 10 %
• ≤ 7 Tage bis > 48 Stunden vor Beginn: 25 %
• ≤ 48 Stunden vor Beginn: 50 %
4. Ersatzbelegung: Wird der Zeitraum ganz oder teilweise erneut vergeben, reduzieren sich Storno-/Umbuchungsgebühren anteilig bzw. entfallen in Höhe der Ersatzbelegung; OBAG weist dies in Textform nach (z. B. Buchungsprotokoll/Rechnung).
5. Abrechnung: Gebühren sind zzgl. 19 % USt. fällig; Verrechnung mit Vorauszahlungen ist möglich; Differenzen werden gutgeschrieben bzw. nachbelastet. Abrechnung erfolgt monatlich rückwirkend per separater Rechnung.
6. Zeitbezug: Standort-Zeitzone Europe/Berlin.
7. Preise: Die Preise ergeben sich aus dem PLV-Online.
§ 4 Nutzungsregeln & Compliance
1. Wellness-/Gewerberecht W: Der Nutzer beachtet alle für seine Tätigkeit einschlägigen gewerbe-, berufs- und wettbewerbsrechtlichen Vorgaben, insbesondere die Anforderungen des Gewerberechts, ggf. einschlägiger Kosmetik- oder Wellnessregelungen, des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) sowie – soweit anwendbar – gesundheitsbezogener Werbevorschriften (z. B. HWG). Die Ausübung der Heilkunde im Sinne des Heilpraktikergesetzes (HeilprG), medizinische Diagnostik oder Behandlung sowie psychotherapeutische Heilkunde sind im Rahmen dieses Vertrages unzulässig. Tätigkeiten, die als Ausübung der Heilkunde einzustufen wären, setzen den Abschluss der hierfür vorgesehenen Copraxis-Verträge für Heilberufe voraus.
2. Geräte: Für die eingesetzten Arbeits-, Präsentations- und etwaigen Demo-/Wellnessgeräte trägt der Nutzer die alleinige Verantwortung (insbesondere Sicherheit, CE-Konformität, ProdSG, EMF-Schutz). Soweit Geräte eingesetzt werden, die unter die Verordnung zum Schutz vor schädlichen Wirkungen nichtionisierender Strahlung bei der Anwendung am Menschen (NiSV) fallen, stellt der Nutzer sicher, dass sämtliche NiSV-Anforderungen (z. B. Fachkunde, Dokumentation, Gerätezulassung) erfüllt sind. Der Einsatz von Medizinprodukten im Sinne der MDR/MPDG sowie heilerisch-medizinischen Anwendungen ist im Rahmen dieses Vertrages ausgeschlossen.
3. Datenschutz: Der Nutzer verarbeitet Kunden-/Klientendaten als eigener Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Im Übrigen gelten § 9 (Datenschutz) und Anlage D (Datenschutz-Information der OBAG).
4. Hausordnung: Die Hausordnung Copraxis & Coworking (Anlage H) ist Vertragsbestandteil und von Nutzern, Mitarbeitern und sonstigen Erfüllungsgehilfen einzuhalten.
§ 5 Instandhaltung, bauliche Maßnahmen
1. OBAG hält die Gebäude-Grundfunktionen (Zugang, Heizung, Strom, Wasser, Grundreinigung der Gemeinschaftsflächen/Treppenhäuser) in betriebsbereitem Zustand.
2. OBAG kündigt bauliche Maßnahmen in der Regel spätestens sieben Kalendertage vor deren Beginn an. Bei Gefahr im Verzug kann die Ankündigungsfrist entfallen.
3. Der Nutzer ist verpflichtet, den Vertragsgegenstand (Arbeitsplatz sowie ggf. betroffene Gemeinschaftsflächen) für die Dauer der Maßnahme vorübergehend zu räumen bzw. freizugeben. OBAG stellt nach Möglichkeit eine Ersatzfläche bzw. einen hinsichtlich Lage und Ausstattung im Wesentlichen gleichwertigen Ersatzarbeitsplatz zur Verfügung.
4. Die gesetzlichen Mängelrechte des Nutzers, insbesondere nach § 536 BGB, bleiben unberührt. Eine Minderung des Nutzungsentgelts ist jedoch ausgeschlossen, soweit die Beeinträchtigung unerheblich ist.
5. Der Nutzer darf Veränderungen am Vertragsgegenstand sowie an sonstigen überlassenen/mitgenutzten Flächen (z. B. feste Installationen, Bohrungen, Verkabelungen) nur nach vorheriger Zustimmung der OBAG in Textform (§ 126b BGB) vornehmen.
§ 6 Haftung
1. Eigentum des Nutzers wird auf eigene Gefahr mitgebracht; OBAG haftet hierfür nicht, es sei denn, der Schaden beruht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von OBAG oder ihren Erfüllungsgehilfen.
2. OBAG haftet bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit unbegrenzt; bei einfacher Fahrlässigkeit nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), beschränkt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden.
3. Unberührt bleiben die Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz.
4. Umgebungstypische Geräusche/Unruhe aus der parallelen Nutzung von umgebenden Flächen stellen für sich genommen keinen Mangel dar.
5. Verursacht der Nutzer Schäden bei Dritten im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit, stellt er OBAG von entsprechenden Ansprüchen frei, soweit der Anspruch nicht auf einem Verschulden von OBAG beruht.
§ 7 Aufrechnung, Zurückbehaltung
1. Der Nutzer kann nur mit unbestrittenen, entscheidungsreifen oder rechtskräftig festgestellten Gegenansprüchen aufrechnen.
2. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Nutzer nur zu, soweit es auf demselben Vertragsverhältnis beruht und die geltend gemachten Gegenansprüche die in Abs. 1 genannte Qualität aufweisen.
§ 8 Vertragsende, Rückgabe
1. Bei Vertragsende ist der Vertragsgegenstand inkl. der überlassenen Einrichtungsgegenstände (z. B. Schrank/Schließfach/Briefkasten) im vertragsgemäßen Zustand zurückzugeben; vom Nutzer verursachte Schäden sind in erforderlicher Höhe zum Werterhalt/Wiederherstellung zu ersetzen.
2. Sämtliche Schlüssel/Transponder/Zugangsmittel sind zurückzugeben.
3. Bei nicht rechtzeitiger Rückgabe ist als Nutzungsentschädigung mindestens die zuletzt geschuldete Nutzungsgebühr weiterzuzahlen; weitergehende Schäden bleiben vorbehalten.
4. Es wird ein Abnahmeprotokoll nach Anlage P erstellt.
§ 9 Datenschutz
1. Rollenklärung: Der Nutzer ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für sämtliche personenbezogenen Daten seiner Kunden/Klienten, Beschäftigten und Geschäftspartner. OBAG ist weder gemeinsam Verantwortlicher noch Auftragsverarbeiter. Eine Auftragsverarbeitung kommt nur bei ausdrücklich beauftragten, dokumentierten IT-Services mit gesonderter Vereinbarung (AVV) vor Leistungsbeginn in Betracht.
2. Rechtsgrundlagen & Vertraulichkeit: Der Nutzer stellt sicher, dass für alle von ihm vorgenommenen Verarbeitungen geeignete Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO vorliegen (insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und/oder f DSGVO). Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten i. S. v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, trägt der Nutzer die Verantwortung dafür, dass die Voraussetzungen nach Art. 9 DSGVO erfüllt sind (z. B. ausdrückliche Einwilligung, spezialgesetzliche Erlaubnisnorm). Etwaige berufs-, standes- oder gewerberechtliche Verschwiegenheitspflichten sind einzuhalten; Aufbewahrungsfristen richten sich nach den für die Tätigkeit des Nutzers geltenden gesetzlichen Vorgaben.
3. Pflichten des Nutzers: Der Nutzer erfüllt sämtliche Pflichten aus der DSGVO, insbesondere Informationspflichten (Art. 13/14), Rechenschafts- und Organisationspflichten (Art. 5 Abs. 2, Art. 24), Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30), Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (Art. 32), Lösch- und Aufbewahrungskonzepte sowie die Wahrung von Betroffenenrechten.
4. Systemnutzung / Abgrenzung: Kunden-/Klienten-/Patientendaten dürfen nicht in Systeme des Betreibers (insbesondere WLAN, Buchungskalender, Druck-/Scan-Infrastruktur, Cloud-Speicher der OBAG) eingegeben oder dort gespeichert werden. Der Buchungskalender dient ausschließlich der Slot-Reservierung ohne personenbezogene Inhalte. Für eigene IT-Systeme des Nutzers gelten dessen technische und organisatorische Maßnahmen; eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit OBAG besteht nicht.
5. Betreiberdaten: OBAG verarbeitet ausschließlich betriebs-, sicherheits- und abrechnungsrelevante Daten (z. B. Vertrags- und Abrechnungsdaten, Zutritts-/IT-Logs) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO. Näheres ergibt sich aus Anlage D (Datenschutz-Information der OBAG).
6. Hinweis zu Zusatzangeboten: Auch bei Buchungen und der Nutzung von Zusatzangeboten verarbeitet der Nutzer etwaige Kunden-/Klientendaten eigenverantwortlich. Eine Speicherung solcher Daten in Systemen der OBAG ist untersagt.
§ 10 Sonstiges
1. Veranstaltungen der OBAG: In den Abendstunden ab 18 Uhr kann die OBAG Veranstaltungen oder Events im Seminar- und Gruppenraum oder im Foyer durchführen. Eine Veranstaltung wird dem Nutzer zuvor in einer angemessenen Frist von mindestens 2 Wochen angekündigt.
2. Untervermietung: Untervermietung oder sonstige Gebrauchsüberlassung an Dritte ist nur mit vorheriger Zustimmung der OBAG in Textform (§ 126b BGB) zulässig.
3. Kein Konkurrenzschutz: Ein Konkurrenzschutz für den Nutzer wird nicht gewährt. OBAG ist frei, weitere Nutzer mit ähnlichen oder identischen Tätigkeiten im Gebäude/Campus zuzulassen.
4. Außenwerbung: Eine Außenwerbung des Nutzers (z. B. Fensterbeklebung, Schilder, Plakate) ist ausschließlich nach vorheriger Zustimmung der OBAG in Textform (§ 126b BGB) erlaubt.
§ 11 Schlussbestimmungen
1. Änderungen/Ergänzungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB), z. B. E-Mail. Dies gilt auch für die Änderung dieser Formklausel.
2. Änderungsvorbehalt: OBAG darf Bestimmungen dieses Vertrages nur anpassen, wenn (i) gesetzliche/behördliche Vorgaben dies erfordern oder (ii) funktionale/technische Änderungen ohne wesentliche Verschiebung des Leistungs-/Gegenleistungsgefüges notwendig sind. OBAG informiert hierüber mindestens 4 Wochen vorher in Textform. Widerspricht der Nutzer fristgerecht, gilt der Vertrag zu bisherigen Bedingungen fort; OBAG hat ein Sonderkündigungsrecht zum Änderungszeitpunkt.
3. Entgegenstehende oder ergänzende AGB des Nutzers finden keine Anwendung.
4. Rechtsraum: Es gilt deutsches Recht; das UN-Kaufrecht findet keine Anwendung.
5. Gerichtsstand: Soweit gesetzlich zulässig, ist für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag Essen. Im Übrigen gilt der gesetzliche Gerichtsstand.
6. Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt diejenige wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.
1.1 Diese Hausordnung gilt für alle vom Betreiber om bastic AG („OBAG“) betriebenen Flächen am Standort Fürst-Leopold-Platz 1, 46284 Dorsten, insbesondere:
• Arbeitsplätze und Büros (z. B. Basis Office, Fix Desk, Büro, Büro Koop)
• zeitweise gebuchte Praxis-, Besprechungs- und Gruppenräume,
• alle Gemeinschaftsflächen (Foyer, Wartebereiche, Flure, Küche, WCs, Technik-/Abstellräume).
1.2 Die Hausordnung konkretisiert die Pflichten aus den jeweiligen Nutzungsverträgen und ist von allen Nutzern, deren Mitarbeitern und sonstigen Erfüllungsgehilfen sowie von mitgebrachten Dritten (Klienten, Patienten, Kunden, Teilnehmer, Begleitpersonen) zu beachten.
1.3 Leitgedanke ist ein achtsamer, sorgfältiger Umgang mit Räumen, Inventar, Mitnutzern und deren Klientel.
2. Unzulässige Nutzungen
Unzulässig sind grundsätzlich die folgenden Nutzungen:
• Wohnnutzung, reine Privatnutzung oder melderechtliche Anmeldung als Wohnsitz,
• Lagerung oder Umgang mit gefährlichen Stoffen,
• lautes Werkstatt-/Produktionsgewerbe,
• Tätigkeiten, die öffentlich-rechtliche Genehmigungen erfordern, ohne dass diese vorliegen,
• sexuelle Dienstleistungen sowie rechts- oder sittenwidrige Angebote.
• Nutzung der Adresse für strafbare, offensichtlich zweckwidrige oder behördlich untersagte Geschäftsmodelle.
3. Rücksicht auf andere Nutzer
3.1 Lautstärke
Gespräche in Fluren, Foyer, Wartebereichen und Gemeinschaftsbüros sind in Zimmerlautstärke zu führen.
• Telefonate, Online-Meetings sowie Coaching-/Beratungsgespräche sollen grundsätzlich in den jeweils gebuchten oder zugewiesenen Räumen stattfinden (z. B. Praxis, Büro, Praxisraum, Gruppenraum) und nicht dauerhaft in Gemeinschaftsbüros, Flur oder Foyer.
• Kurzfristige Abstimmungen im Flur oder Foyer sind möglich, sofern andere Nutzer nicht gestört werden.
3.2 Musik und Audio
Musik, Entspannungs-Audios o. ä. dürfen nur in den eigenen Räumen bzw. Arbeitsbereichen abgespielt werden und so leise, dass andere Nutzer in angrenzenden Räumen nicht unzumutbar beeinträchtigt werden. Lautsprecher im Gruppenraum sind so einzustellen, dass parallel stattfindende Einzelsitzungen/Beratungen nicht gestört werden.
3.3 Gerüche und Materialien
Stark wahrnehmbare Düfte (z. B. Räucherstäbchen, intensive ätherische Öle, Raumsprays) sind nur sehr zurückhaltend und so einzusetzen, dass andere Nutzer und deren Klienten/Kunden/Patienten nicht belästigt oder gesundheitlich beeinträchtigt werden. Bei Beschwerden ist der Einsatz unverzüglich anzupassen oder zu unterlassen.
3.4 Nutzung gemeinsamer Bereiche
Gemeinsame Flächen (Foyer, Küche, WC, Flure, Wartebereiche) sind so zu nutzen, dass
• Flucht- und Rettungswege jederzeit frei bleiben,
• Zugänge zu Räumen nicht blockiert werden,
• andere Nutzer ihre Klienten/Kunden/Patienten ungestört empfangen können.
Abgestellte Gegenstände (Werbeständer, Koffer, Taschen, Materialkisten) dürfen keine Wege versperren.
4. Hygiene, Sauberkeit & Energiesparen
4.1 Räume mit Behandlungs-, Beratungs- oder Coachingfunktion
4.1.1 Diese Regelungen gelten insbesondere für Praxis-/Behandlungsräume sowie für die optional buchbaren Praxis- und Gruppenräume und vergleichbare Räume, in denen Behandlungen, Beratungen, Coachings, Trainings oder Workshops stattfinden.
4.1.2 Flächen, Liegen, Stühle, Arbeitsgeräte sowie benutztes Equipment sind nach jeder Nutzung entsprechend den berufs-, hygienerechtlichen und ggf. behördlichen Vorgaben zu reinigen bzw. zu desinfizieren.
4.1.3 Abfälle sind in den vorgesehenen Behältern zu entsorgen.
4.1.4 Für Behandlungen und körpernahe Anwendungen sind grundsätzlich eigene Textilien (z. B. Handtücher, Laken, Decken) zu verwenden; alternativ kann der Wäscheservice der OBAG gebucht werden (Entgelte gemäß jeweils gültigem Preis- und Leistungsverzeichnis „PLV“).
4.2 Gemeinschaftsbüros, Lobby
4.2.1 In gemeinschaftlich genutzten Arbeitsbereichen (insbesondere Gemeinschaftsbüros und Lobby-Bereiche) sorgt jeder Nutzer für Ordnung im unmittelbaren Arbeitsumfeld.
4.2.2 Essen und Trinken am Arbeitsplatz ist in haushaltsüblichem Umfang erlaubt, sofern keine Verschmutzungen oder starke Gerüche entstehen und technische Geräte nicht gefährdet werden.
4.2.3 Nach Nutzungsende ist der Arbeitsplatz aufgeräumt zu hinterlassen; persönliche Gegenstände sind zu sichern (z. B. im eigenen Schrank/Schließfach) oder mitzunehmen.
4.3 Verlassen von Räumen & Energiesparen
4.3.1 Beim Verlassen von Räumen sind grundsätzlich
• Fenster zu schließen (Ausnahme: ausdrücklich anders geregelte Lüftungs-/Kippstellungen),
• Licht auszuschalten,
• Türen ordnungsgemäß zu schließen bzw. abzuschließen, sofern vertraglich vorgesehen.
4.3.2 Elektrische Verbraucher (Leuchten, Geräte) sind nach Möglichkeit vollständig auszuschalten, wenn sie nicht benötigt werden.
4.3.3 Heizkörper sind auf eine angemessene, energiesparende Stellung (z. B. empfohlene Komfortstufe oder Frostschutz) zu regulieren, soweit dem keine medizinischen oder technischen Erfordernisse entgegenstehen.
4.4 Reinigungsservice der OBAG
4.4.1 OBAG sorgt für die Grundreinigung von Treppenhaus, Fluren, Foyer, Küche, WC und sonstigen Gemeinschaftsflächen im üblichen Turnus.
4.4.2 Für die laufende Ordnung und Sauberkeit in den individuell genutzten Räumen und Arbeitsbereichen (Praxis und Büro) ist der jeweilige Nutzer verantwortlich. Staubsauger und übliche Reinigungsmaterialien werden im Abstellraum am Fahrstuhl gelagert und können kostenfrei genutzt werden.
4.4.3 Zusätzlich oder ergänzend können Nutzer Reinigungsleistungen der OBAG für ihre Räume buchen; Art, Umfang und Vergütung ergeben sich aus dem PLV.
5. Sicherheit & Brandschutz
5.1 Flucht- und Rettungswege
Flure, Treppenhäuser, Türen und Notausgänge sind jederzeit vollständig freizuhalten. Das Abstellen von Gegenständen (z. B. Schuhregale, Klappstühle, Rollcontainer, Werbeständer, Kartons) in Flucht- und Rettungswegen ist untersagt.
5.2 Offene Flammen und Rauchen
Offene Flammen (Kerzen, Teelichter, Räucherstäbchen, Duftlampen mit offener Flamme, Gasbrenner) und Rauchen in Innenräumen sind grundsätzlich untersagt, sofern nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet oder durch OBAG schriftlich gestattet. E-Zigaretten und ähnliche Produkte sind Rauchen gleichgestellt.
5.3 Gerätenutzung
Elektrische Geräte dürfen nur bestimmungsgemäß und gemäß Herstellerangaben genutzt werden.
• Pro Steckdose ist nur eine geeignete Mehrfachsteckdose zulässig; „Steckerleisten-Ketten“ sind verboten.
• Geräte mit sichtbaren Schäden (z. B. Kabelbruch, Wackelkontakt, Verfärbungen, Hitze-/Schmorgeruch) sind sofort außer Betrieb zu nehmen.
5.4 Heißgeräte
Heißgeräte (z. B. Wasserkocher, Wärmelampen, Heizkissen, Heizlüfter) dürfen nur unter Aufsicht betrieben werden und sind nach Gebrauch auszuschalten. Brennbare Materialien (Papier, Textilien, Vorhänge etc.) sind in ausreichendem Abstand zu halten.
5.5 Meldepflicht bei Defekten
Technische Defekte oder Auffälligkeiten an der Gebäudetechnik (Elektrik, Heizung, Wasser, Schließanlage, Rauch-/Brandmelder, Lüftung etc.) sind unverzüglich an OBAG zu melden. Adresse: Hausmeister-Service | chillten dorsten
5.6 Notfälle
Die am Standort ausgehängten Notfall-, Evakuierungs- und Brandschutzhinweise sind zu beachten.
Im Brand- oder sonstigen Gefahrenfall gilt: andere Personen warnen, Gebäude unverzüglich verlassen, Notruf 112 wählen; keine Selbstgefährdung.
6. Geräte / Strahlung / NiSV / Medizinprodukte
6.1 Strahlungs- und EMF-Geräte
Geräte, die nicht nur unerhebliche elektrische, magnetische, elektromagnetische oder optische Strahlung erzeugen (z. B. Laser, Hochfrequenzgeräte, Ultraschall-, Magnetfeld-, Licht- oder Wärmegeräte), dürfen nur eingesetzt werden, wenn
• deren Einsatz nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften (insbesondere NiSV, MPDG, MPBetreibV, ggf. Berufs- oder Gewerberecht) zulässig ist und
• der Nutzer die hierfür erforderliche Qualifikation, Dokumentation und ggf. behördliche Anzeige/Genehmigung nachweisen kann.
6.2 Medizinprodukte (nur bei heilberuflicher Tätigkeit relevant)
Soweit ein Nutzer Medizinprodukte im Sinne der europäischen Medizinprodukteverordnung (MDR) und des Medizinprodukterecht-Durchführungsgesetzes (MPDG) einsetzt, ist deren Anwendung nur zulässig, wenn
• der Nutzer hierzu berufsrechtlich befugt ist und
• sämtliche Betreiber- und Anwenderpflichten (Instandhaltung, Einweisungen, sicherheitstechnische Kontrollen, Dokumentationspflichten etc.) eingehalten werden.
6.3 Heilberufliche Anwendungen
Für Nutzer, die im Rahmen eines H-Vertrages heilberufliche Tätigkeiten ausüben, gilt: Diagnostik, Behandlungen und sonstige heilberufliche Leistungen sind nur in den hierfür vorgesehenen und vertraglich vereinbarten Praxisräumen zulässig und müssen den gesetzlichen, berufsrechtlichen und hygienischen Anforderungen entsprechen.
6.4 Wellness- und ergänzende Angebote
Für Nutzer, die Wellness-, Präventions-, Coaching-, Entspannungs-, kosmetische oder vergleichbare nichtmedizinische Angebote erbringen, gilt:
• Angebote dürfen nicht als medizinische Heilbehandlung dargestellt werden, soweit dies rechtlich unzulässig ist.
• Gesundheits- oder Wirkversprechen sind nur im Rahmen der geltenden wettbewerbs- und gesundheitsbezogenen Werbevorschriften erlaubt.
6.5 Verantwortung des Nutzers
Der Nutzer trägt die alleinige Verantwortung für Auswahl, Einsatz, Aufklärung und Überwachung der von ihm eingesetzten Geräte und Anwendungen. Er stellt OBAG von Ansprüchen Dritter frei, soweit diese auf einer nicht rechtmäßigen oder nicht vertragskonformen Nutzung der Geräte oder Anwendungen durch ihn oder seine Erfüllungsgehilfen beruhen und kein Verschulden der OBAG vorliegt.
7. Dritte / Begleitpersonen / Minderjährige
7.1 Dritte Personen
Die Mitnahme dritter Personen (z. B. Begleitpersonen, Assistenten, Co-Trainer, Mitarbeiter) in Praxis-, Gruppen- oder Büroräume ist nur zulässig, soweit dies für Behandlung, Beratung, Coaching, Seminar, Workshop oder Organisation erforderlich ist. Der Nutzer sorgt dafür, dass diese Personen die Hausordnung, Datenschutz- und Diskretionsregeln einhalten.
7.2 Minderjährige
Die Betreuung, Behandlung oder Beratung Minderjähriger ist nur auf Grundlage einer wirksamen Einwilligung der Sorgeberechtigten und nach Maßgabe der berufsrechtlichen Vorgaben des Nutzers zulässig. Minderjährige dürfen nicht unbeaufsichtigt in Praxis-, Gruppen-, Büro- oder Wartebereichen verbleiben.
7.3 Sichtschutz & Intimsphäre
Bei Anwendungen mit besonderem Schutzbedarf (z. B. körpernahe Behandlungen) ist auf ausreichenden Sicht- und Intimschutz zu achten (Tür geschlossen, ggf. Sichtschutz an Fenstern; keine unnötigen dritten Personen im Raum). Gespräche mit Minderjährigen und deren Sorgeberechtigten sind so zu führen, dass Vertraulichkeit gewahrt bleibt.
7.4 Aufsichtspflicht
Die Aufsicht über Minderjährige und mitgebrachte Personen obliegt ausschließlich dem jeweiligen Nutzer bzw. seinen Erfüllungsgehilfen – nicht der OBAG oder deren Mitarbeitern.
8. Werbung / Außenauftritt / Leistungsversprechen
8.1 Außenwerbung
Außenwerbung am Gebäude oder auf dem Grundstück (z. B. Schilder, Fensterbeklebung, Beachflags, Displays, Plakate) sowie Einträge in von OBAG betriebenen digitalen Kanälen (z. B. Website, Hausverzeichnis, Monitor) bedürfen der vorherigen Zustimmung der OBAG in Textform (§ 126b BGB).
8.2 Inhaltliche Anforderungen
Werbe- und Informationsmaterialien des Nutzers (Print, Online, Social Media, Vorträge etc.) müssen die geltenden gesetzlichen Vorgaben einhalten, insbesondere
• das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG),
• bei gesundheitsbezogener Werbung das Heilmittelwerbegesetz (HWG) und einschlägige Berufsordnungen.
8.3 Unzulässige Aussagen
Unzulässig sind insbesondere Heilungs-, Wirkungs- oder Erfolgsversprechen sowie irreführende oder nicht belegbare Aussagen zu Behandlungen, Produkten oder Leistungen.
8.4 Nutzung der Marken „chillten Coworking“ und „chillten Copraxis“
Die Nutzung der Bezeichnungen „chillten Coworking“ und „chillten Copraxis“ sowie des chillten Coworking-Logos bzw. des chillten Copraxis-Logos zu Werbe-, Co-Branding- oder Marketingzwecken bedarf stets der vorherigen ausdrücklichen Zustimmung der OBAG. Reine Ortsangaben wie „im chillten Coworking“ und „in der chillten Copraxis“ sind zulässig.
9. IT-Nutzung / WLAN / digitale Infrastruktur
9.1 Der Zugang zum WLAN sowie zu sonstigen IT-Services der OBAG (z. B. Druck/Scan, PMS-Portal, Buchungssystem) ist ausschließlich für den Nutzer und ggf. sein berechtigtes Praxis-/Unternehmenspersonal bestimmt. Zugangsdaten dürfen nicht an Klienten, Patienten, Kunden, Teilnehmer oder sonstige Dritte weitergegeben werden.
9.2 Über die IT-Infrastruktur der OBAG dürfen keine rechtswidrigen Inhalte abgerufen, gespeichert oder verbreitet werden, insbesondere keine strafbaren, urheberrechtsverletzenden, jugendgefährdenden oder sonst unzulässigen Inhalte.
9.3 Bei Verdacht auf Missbrauch, Sicherheitsrisiken oder technische Störungen ist OBAG berechtigt, Zugänge vorübergehend zu sperren und erforderliche Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen.
9.4 Der Nutzer stellt OBAG von Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen oder vertragswidrigen Nutzung der bereitgestellten IT-Infrastruktur durch ihn oder seine Erfüllungsgehilfen resultieren, soweit kein Verschulden der OBAG vorliegt.
10. Schlüssel / Transponder / Zugangsmittel
10.1 Dem Nutzer überlassene Schlüssel, Transponder oder sonstige Zugangsmittel sind sorgfältig, sicher und getrennt von offensichtlichen Adresshinweisen aufzubewahren. Eine Weitergabe ist nur an berechtigte Personen der eigenen Praxis/Organisation zulässig; eine Weitergabe an Klienten/Patienten/Kunden/Teilnehmer ist ausgeschlossen.
10.2 Verlust, Diebstahl oder der Verdacht eines Missbrauchs von Zugangsmitteln ist OBAG unverzüglich zu melden. OBAG entscheidet über notwendige Sicherungsmaßnahmen (z. B. Sperrung/Umcodierung, Austausch von Schließzylindern).
10.3 Die Kosten für Ersatzschlüssel, Ersatztransponder und ggf. notwendige Schließanlagenänderungen richten sich nach dem jeweils gültigen PLV und werden dem Nutzer in Rechnung gestellt, sofern er den Verlust zu vertreten hat.
10.4 Bei Vertragsende sind alle überlassenen Zugangsmittel vollständig und unbeschädigt zurückzugeben; nicht zurückgegebene Zugangsmittel gelten als verloren und können gemäß PLV berechnet werden.
Anlage P Übergabeprotokoll
Hinweis: Dieses Übergabeprotokoll ist als einheitliche Anlage für sämtliche Nutzungsverträge (Copraxis und Coworking) konzipiert. Nichtzutreffende Positionen bleiben unausgefüllt bzw. werden gestrichen; hieraus ergeben sich keine weitergehenden Rechte oder Pflichten.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Nutzer zur:
• Verwaltung und Durchführung der Nutzungs- und Serviceverträge für Coworking und Copraxis (Stammdaten, Vertrags-, Buchungs- und Abrechnungsdaten),
• Verwaltung der Zutritts- und Sicherheitsinfrastruktur (z. B. Token-/Transponder-/Schließsysteme, WLAN-Zugänge, Tür- und IT-Logs),
• Kommunikation mit den Nutzern (z. B. Vertragskorrespondenz, Support, Störungsmeldungen),
• technischen Bereitstellung und Sicherung der IT-Systeme (z. B. Buchungssystem, PMS-Portal, Druck/Scan).
Das Buchungssystem (Kalender/Portal) dient ausschließlich der Slot-/Raumbuchung (z. B. Praxisraum, Gruppenraum, Meetingraum, Arbeitsplatz) – ohne Eingabe von Patienten-, Klienten-, Mandanten- oder Teilnehmerdaten.
2. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Abschluss und Durchführung des abgeschlossenen Nutzungs-/Servicevertrages, Abrechnung, Kommunikation.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen): Betrieb und Sicherheit der IT- und Gebäudeinfrastruktur (z. B. Zutrittssysteme, WLAN, Missbrauchserkennung), Durchsetzung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht (insb. HGB, AO).
3. Empfänger / Kategorien von Empfängern
Je nach Einzelfall können folgende Empfänger Kategorien von Daten erhalten:
• IT-, Hosting- und Buchungssystem-Dienstleister (mit Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO),
• Zahlungsdienstleister und Banken,
• Steuerberater und ggf. Wirtschaftsprüfer,
• im Einzelfall Gerichte, Behörden, Rechtsanwälte (z. B. im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten).
Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO vorliegen (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien).
4. Speicherdauer
• Vertrags- und Abrechnungsdaten werden im Regelfall bis zu 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres der letzten Buchung bzw. Rechnungsstellung gespeichert (steuer-/handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten nach HGB/AO).
• Zutritts- und IT-Logs (z. B. WLAN-/Token-Logs) werden grundsätzlich maximal 90 Tage gespeichert, sofern nicht im Einzelfall eine längere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist.
• Allgemeine Support- und Korrespondenzdaten (z. B. E-Mails) werden in der Regel bis zu 12 Monate nach Abschluss des jeweiligen Vorgangs aufbewahrt, soweit keine längeren gesetzlichen Fristen entgegenstehen.
5. Keine Verarbeitung von Patienten-, Klienten- oder Mandantendaten durch OBAG
5.1 OBAG verarbeitet im Rahmen der Copraxis- und Coworking-Verträge grundsätzlich keine Patienten-, Klienten-, Mandanten- oder Teilnehmerdaten der Nutzer.
5.2 Das Speichern oder Verarbeiten solcher Daten in Systemen des Betreibers (insbesondere WLAN, Buchungs-/PMS-System, Druck-/Scan-Infrastruktur, File-/Cloud-Speicher der OBAG) ist untersagt, soweit nicht im Einzelfall eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) ausdrücklich geschlossen wurde.
5.3 Nutzer sind verpflichtet, personenbezogene Daten ihrer Patienten, Klienten, Mandanten oder Teilnehmer ausschließlich in eigenen, von ihnen verantworteten Systemen zu verarbeiten und die jeweils geltenden beruflichen, standesrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten (vgl. Hauptvertrag und Hausordnung, Anlage H).
6. Rollenklärung nach DSGVO
6.1 Die Nutzer sind im Hinblick auf die Daten ihrer eigenen Patienten, Klienten, Mandanten, Kunden und Teilnehmer eigenständige Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
6.2 OBAG ist weder gemeinsam Verantwortlicher noch Auftragsverarbeiter für diese Daten. Eine Auftragsverarbeitung durch OBAG erfolgt nur, wenn
• der Nutzer OBAG ausdrücklich mit einer IT-Dienstleistung beauftragt (z. B. individueller Hosting-Service) und
• vor Beginn der Verarbeitung eine gesonderte schriftliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (AVV) geschlossen wurde.
6.3 Für die im Rahmen der Vertragsbeziehung mit den Nutzern verarbeiteten Daten (Stammdaten, Vertrags-/Abrechnungsdaten, Zutritts-/IT-Logs etc.) ist OBAG eigenständiger Verantwortlicher.
7. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen (z. B. Nutzer selbst) haben in Bezug auf die sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte:
• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO).
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung, z. B. per E-Mail an: info@ombastic.de.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat des gewöhnlichen Aufenthaltsorts, des Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten (z. B. Stammdaten, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen) ist für den Abschluss und die Durchführung des Nutzungsvertrags erforderlich. Ohne diese Daten kann kein Nutzungsvertrag begründet oder erfüllt werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten nicht statt.
1. Ich erbringe in der Copraxis ausschließlich nichtmedizinische Wellness-, Präventions-, Coaching-, Entspannungs-, kosmetische oder vergleichbare Angebote („Wellnessleistungen“), die keine Ausübung der Heilkunde im Sinne des Heilpraktikergesetzes (HeilprG) darstellen. Eine Approbation oder Heilpraktikererlaubnis ist – sofern vorhanden – nicht Grundlage der hier ausgeübten Tätigkeit.
2. Ich verpflichte mich, der OBAG jede wesentliche Änderung der Verwendung (z. B. Aufnahme heilberuflicher Tätigkeiten, Wechsel in einen Heilberuf) unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Tagen nach Eintritt der Änderung, in Textform (§ 126b BGB) mitzuteilen.
Ort/Datum: __________________________
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Unterschrift Nutzer
Cobot Geschäftsbedingungen und Konditionen
Cobot ist die Web-Plattform, über die chillten Coworking/Copraxis Dorsten diese Website bereitstellt.
